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FORSTER读书荟丨如何提高时间利用率,只需要两个法则
发布时间:2019-8-7 17:40   标签:   点击数:957
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从到公司来,几乎每年都在强调人效,我们需要提高人效,需要把人员小时价值提高再提高。一直以来,提高人效就是没有得到好的方法论,而大部分员工也会把提高人效简单理解为多付出时间,多加班工作。而作为管理层,在此方面应该给予员工指导,但一直没有找到好的指导方法论。


“简单、省力的时间管理法则,让你的工作效率翻番的时间管理之道”。一句简单的话,揭开了提高人效的简单道理。管理好时间就是管理好我们的工作任务,就能有效提高我们的人员效率。在华为这样一个很重视人效的企业,他们给自己的员工进行时间管理方面的培训,并有自己的时间管理培训师,这一点很值得我们进行学习。

《华为时间管理法》通过对7大法则的解析,总结了我们日常工作中在时间管理上的常见误区和行之有效的处理方法。挑选几个我们适用的法则与大家分享,并尝试分享给全员使用。


一个优秀的成功人士,首先一定是管理时间的成功者。

一、四象限法则

美国管理学家科维提出了四象限法则,把任务按照“重要”和“紧急”两个维度进行划分,总共分为“既重要又紧急”“重要但不紧急”“紧急但不重要”“既不重要又不紧急”4 个象限,使行为者很容易的分出任务的轻重缓急。

大家为什么都觉得在忙,就是因为处理第一象限的工作太多,对于大多数工作来说,基本不会一开始就处于第一象限。一般来说,处理第一象限的工作的本质是缺乏有效的工作计划,由本来尚处于“重要但不紧急”的第二象限的事情转变而来的。

第二象限是我们需要进行重点管理的象限,如果荒废这一象限的管理,就会使得第一象限的范围日益扩大,使得员工承担更大的压力,并在危机中疲于应付。因这一象限的工作不会对员工产生催促力量,所以要完成第二象限的工作就必须发挥做事的积极主动性。对于我们顾问工作的方式,就需要把项目任务主动安排,有计划规划时间,主动推进项目进程,否则到最后事情就会转移到第一象限内。


关于第三象限的任务,开起来会让人误认为是第一象限的工作,员工可能会把大量的时间耗费在这一象限里。但是往往这象限的任务很可能是在满足他人的期望与标准罢了。所以,作为管理者在安排工作时需要说明重要性和紧急程度,员工也需要仔细识别,并进行合理安排时间处理。

第四象限,简而言之,这一象限的任务不值得花费任何时间,任何的操作都是对时间的浪费。我们建议大家从这一象限里走出来。


判断是否重要,最重要的是从是否有价值来判断。重要的工作任务,无论做或者不做,都将存在巨大的价值。

这四个象限的任务如何进行正确的管理呢?对于第三象限任务,我们要对此采用收缩的处理方式,对于第四象限就直接采取舍弃的处理方式,这可能是众所周知的管理方式;对于第一和第二现象,人们往往就不太明智,很多人更关注与第一象限的事情,常常忙于收拾残局和处理危机,使人筋疲力尽。所以尽量不要让事情进入第一象限,重点处理第二象限的事情,并充分发挥我们的主动性。

二、 方圆规则

俗话说“没有规矩,不成方圆”。也就是说,要想做事成功就必须坚守一定的规则,就需要我们养成好的做事的习惯,规避一些工作的不良小动作。

良好的工作习惯体现在我们的肢体语言,工作中的一些无益的小动作(比如扣指甲、走路慢慢吞吞、懒散的坐姿等),会使人分散精力,造成时间的浪费。


改善我们的肢体语言的建议:A、先意识到不会的肢体动作实际上会影响我们的时间利用率,一个具有强烈时间观念的人是不愿意把自己的时间浪费在一些无意义的小动作上的;B、将自己的时间安排的井井有条,并将工作任务写成清单,贴在能立刻看见的地方,一看到自己的清单里还有工作没有完成,就自然会停止小动作。C、如果可能,可以给自己制定一个关于小动作的惩处措施。

养成好的工作习惯,从制定工作计划开始。通过制定日事计划表或者周事计划表,来规划好自己这段时间内的工作任务及时间规划,并坚持检查自己的完成情况,努力做到“今日事,今日毕”,并长期坚持。


充分利用空挡时间。所谓空挡时间,就是让你为了某个人或事而等待的时间。比如等待与某个人见面,比如我们乘坐飞机火车等。我们需要善于利用这些不同长度的空挡时间。比如5分钟你可以打一个沟通电话,看一遍数据等;如果有30 分钟,可以看或回复一下电子邮件等。

我们有很多同事经常出差,乘坐火车或飞机的时间就是空挡时间,我们是怎么规划和利用这些空挡时间的?往往这些专属的时间区,是没有人打扰你的,有研究表明,这时处理问题的效率是平时在办公室处理问题的3 倍。

逆势创造时间。我们在日常生活中经常会遇到很多等待的时间,比如排队等待吃午餐,上下班高峰期堵车等。所以我们可以错开这些等待的时机叫势。如果我们所有人都能认识到逆势能给我们创造出更多的时间,我们就能很好的提高我们的效率。


在正常上班时间内,有很多人的时间自己很难控制,比如接电话,与来访者见面,上级突然安排的任务等。这就产生了上班时间的工作效率不高的问题。很多人会用逆势来创造时间,比如他们会提前或推迟来到公司,这段时间是没有人打扰的时间,能更有效的处理自己的事务。比如日本塚喜老先生,早晨3点半就起床并开始工作。

无论是对个人自身的工作,还是组织管理者对组织中人与事的时间管理,都是意识与方法的高度融合,它需要我们在运用时间的有效性上进行系统的思考,这样才能不断提高时间的利用率。